Cyflwyniad
Diweddarwyd diwethaf: 9 Hydref 2026
Mae Prifysgol Bangor (“ni” neu “ein”) yn parchu preifatrwydd ein defnyddwyr (“y defnyddiwr” neu “chi”). Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym ni’n casglu, defnyddio, datgelu a diogelu eich gwybodaeth pan fyddwch yn defnyddio ategyn Cysill ar gyfer Outlook (“yr ategyn”), fel y mae’n cael ei ddosbarthu i sefydliadau sydd â thrwydded ar ei gyfer. Darllenwch y Polisi Preifatrwydd hwn yn ofalus. Os nad ydych yn cytuno â thelerau’r Polisi Preifatrwydd hwn, peidiwch â defnyddio’r ategyn.
Prifysgol Bangor yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth a ddisgrifir yn y polisi hwn.
Rydym yn cadw’r hawl i wneud newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn ar unrhyw adeg ac am unrhyw reswm. Byddwn yn eich hysbysu am unrhyw newidiadau trwy ddiweddaru dyddiad “Diweddarwyd diwethaf” y polisi. Fe’ch anogir i adolygu’r polisi o bryd i’w gilydd i gael y wybodaeth ddiweddaraf. Bernir eich bod wedi derbyn y newidiadau mewn unrhyw bolisi diwygiedig trwy barhau i ddefnyddio’r ategyn ar ôl y dyddiad y caiff y polisi diwygiedig ei gyhoeddi.
Casglu eich gwybodaeth
Cynnwys eich negeseuon
Mae’r ategyn yn gwirio sillafu a gramadeg eich testun yn gyfan gwbl all-lein ar eich dyfais chi: mae’r gwirydd a’r geiriaduron wedi’u cynnwys yn yr ategyn ei hun. Nid oes unrhyw destun yn cael ei anfon at weinydd yn y cwmwl nac at ein gweinyddion ni. Nid ydym felly byth yn gweld cynnwys eich negeseuon e-bost — mae popeth yn aros ar eich peiriant.
Gwirio’r drwydded
Nid oes unrhyw fewngofnodi. Er mwyn gwirio bod eich sefydliad yn dal trwydded ddilys ar gyfer Cysill Outlook, mae’r ategyn yn anfon dau beth at ein gweinydd dilysu, a dim byd arall, sef:
- dynodwr eich sefydliad yn Microsoft 365 (y tenant ID) — dynodwr sefydliad, nid dynodwr person;
- parth e-bost eich cyfrif (e.e.
enghraifft.cymru), nid eich cyfeiriad e-bost llawn.
Nid ydym yn derbyn eich enw, eich cyfeiriad e-bost, unrhyw ddynodwr defnyddiwr, na chynnwys unrhyw neges. Data am eich sefydliad yw’r ddau beth hwn, nid gwybodaeth amdanoch chi, ac nid ydynt yn ein galluogi i’ch adnabod.
Nid yw’r ategyn yn cysylltu â’r gweinydd dilysu ar bob agoriad: mae’n cofio ateb y gwiriad diwethaf ar eich dyfais am hyd at saith diwrnod (gweler Storio lleol isod). Nid yw’r gweinydd dilysu yn cadw cofnod o’ch cais. Yr unig beth a gedwir yw cyfanswm fesul dydd fesul sefydliad pob gwiriad a’u canlyniad — heb ddim ynddynt sy’n cyfeirio at berson.
Cyfeiriadau IP a logiau gweinydd
Pan fydd yr ategyn yn cysylltu â’n gweinyddion — i lwytho’r ategyn ei hun i lawr o’n gweinydd cynnwys wrth ei agor, ac i wneud y gwiriad trwydded — bydd ein gweinyddion yn gweld eich cyfeiriad IP fel rhan arferol o bob cais ar y we. Nid yw’r gwasanaeth dilysu yn cadw’r cyfeiriad IP. Mae’n ymddangos yn logiau mynediad arferol y gweinydd gwe yn unig. Defnyddir y logiau hyn at ddibenion diogelwch a datrys problemau, ac fe gânt eu dileu ar ôl 30 diwrnod.
Llyfrgelloedd a gwasanaethau Microsoft
Mae’r ategyn yn rhedeg o fewn Outlook, sef cynnyrch Microsoft. Wrth agor, mae’n llwytho llyfrgelloedd Microsoft (Office.js a Fluent UI) o weinyddion Microsoft, fel pob ategyn Office, ac mae Microsoft yn gweld manylion arferol y ceisiadau hynny, gan gynnwys eich cyfeiriad IP. Daw dynodwr eich sefydliad, a ddisgrifir uchod, i’r ategyn drwy Office.js; Microsoft sy’n ei gyhoeddi. Nid yw’r Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i wasanaethau Microsoft, sy’n casglu a defnyddio data yn unol â’u polisïau eu hunain, ac nid ydym yn gyfrifol amdanynt. Gweler Datganiad Preifatrwydd Microsoft am ragor o wybodaeth.
Storio lleol ar eich dyfais
Nid yw’r ategyn yn defnyddio cwcis nac unrhyw dracio dadansoddol. Mae’n cadw tri pheth yn storfa leol eich Outlook neu’ch porwr (localStorage), ar eich dyfais yn unig; nid yw’r un ohonynt byth yn cael ei anfon atom ni:
- ateb y gwiriad trwydded diwethaf — statws trwydded eich sefydliad, ei dyddiad diwedd, a hyd pryd y gellir dibynnu ar yr ateb — heb gyfeiriad e-bost ynddo;
- eich geiriadur personol, sef y geiriau rydych yn gofyn i Cysill eu “Dysgu”;
- nodyn bod y sgrin groeso wedi’i dangos i’r fersiwn hon o’r ategyn.
Gallwch ddileu’r cyfan trwy glirio data’r porwr; bydd yr ategyn yn ail-wirio’r drwydded ac yn dechrau geiriadur personol newydd.
Diweddariadau ac adroddiadau gwall
Caiff yr ategyn ei lwytho o’n gweinydd cynnwys bob tro y caiff ei agor — dyna sut mae ategion Outlook yn gweithio — felly mae diweddariadau’n cyrraedd yn awtomatig, heb i ddim gael ei lawrlwytho ar wahân. Nid yw’r ategyn yn anfon adroddiadau gwall atom.
Defnyddio eich gwybodaeth a’r sail gyfreithlon
Defnyddir y data a ddisgrifir uchod at y dibenion canlynol yn unig:
- gwirio bod eich sefydliad yn dal trwydded ddilys ar gyfer Cysill Outlook;
- gweinyddu a chynnal trwyddedau sefydliadol;
- ystadegau defnydd cyfanredol fesul sefydliad;
- diogelu ein gweinyddion a’n gwasanaethau rhag camddefnydd.
Mae dynodwr y sefydliad a’r parth e-bost yn ymwneud â’ch sefydliad, nid â chi. Yr unig ddata personol a broseswn o ganlyniad i’ch defnydd o’r ategyn yw’r cyfeiriad IP yn logiau mynediad y gweinydd gwe, dros dro. Ein sail gyfreithlon dros hynny o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK GDPR) yw ein buddiannau cyfreithlon (Erthygl 6(1)(f)), sef diogelu ein seilwaith a gweinyddu’r gwasanaeth.
Ni ddefnyddir y data at unrhyw ddiben arall, megis marchnata neu ddadansoddi ymddygiad defnyddwyr unigol.
Cadw eich gwybodaeth
Nid ydym yn cadw dim fesul person o ganlyniad i’ch defnydd o’r ategyn. Cedwir y cyfrifon cyfanredol fesul dydd fesul sefydliad — nad ydynt yn ddata personol — am hyd at 13 mis at ddibenion ystadegol. Cedwir manylion trwydded eich sefydliad (yr archeb, ei pharthau a’i thenant, a chyfnodau’r drwydded) fel rhan o’n cofnodion masnachol am gyhyd ag y bo’r sefydliad yn gwsmer, ac yn unol â’n hamserlen cadw cofnodion cwsmeriaid wedi hynny. Am logiau mynediad y gweinydd gwe, gweler Cyfeiriadau IP a logiau gweinydd uchod.
Rhannu data a lleoliad gweinyddion
Nid ydym yn gwerthu, rhentu na rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw drydydd parti at ddibenion masnachol na marchnata. Mae’r gweinydd cynnwys a’r gweinydd dilysu ill dau ar weinyddion Prifysgol Bangor, ar rwydwaith y Brifysgol yn y Deyrnas Unedig. Nid yw’r data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r Deyrnas Unedig, ac nid oes prosesydd trydydd parti yn ei drin.
Eich hawliau
O dan gyfraith diogelu data’r DU, mae gennych hawliau mewn perthynas â’ch data personol, gan gynnwys yr hawl i:
- ofyn am gopi o’r data sydd gennym amdanoch (hawl mynediad);
- gofyn i ni gywiro data anghywir;
- gofyn i ni ddileu eich data;
- gofyn i ni gyfyngu ar y prosesu neu wrthwynebu’r prosesu;
- cludadwyedd data, lle bo’n berthnasol.
Gan nad yw’r ategyn yn anfon dim atom sy’n eich adnabod fel unigolyn, nid oes gennym, fel rheol, ddata amdanoch chi i’w ddarparu, ei gywiro na’i ddileu o ganlyniad i’ch defnydd ohono. Os byddwch yn gwneud cais, byddwn yn ei ystyried yn erbyn yr hyn sydd gennym, gan gynnwys logiau mynediad y gweinydd gwe tra bônt yn bod.
I arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion isod. Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO): ico.org.uk.
Penderfyniadau awtomataidd a phroffilio
Nid ydym yn defnyddio eich data ar gyfer unrhyw benderfyniadau awtomataidd na phroffilio.
Diogelwch eich gwybodaeth
Rydym yn defnyddio mesurau gweinyddol, technegol a chorfforol ym maes diogelwch i helpu i amddiffyn eich gwybodaeth. Er ein bod wedi cymryd camau rhesymol i ddiogelu’r wybodaeth a dderbyniwn, dylech fod yn ymwybodol, er gwaethaf ein hymdrechion, nad oes unrhyw fesurau diogelwch yn berffaith nac yn anhreiddiadwy, ac ni ellir gwarantu unrhyw ddull o drosglwyddo data yn erbyn rhyng-gipio neu gamddefnydd. O ganlyniad, ni allwn warantu diogelwch llwyr.
Cysylltu â ni
Os oes gennych gwestiynau neu sylwadau am y Polisi Preifatrwydd hwn, cysylltwch â ni:
Uned Technolegau Iaith
Canolfan Bedwyr
Prifysgol Bangor
Ffordd y Coleg
Bangor
Gwynedd
LL57 2DG
Cymru, y DU
Gallwch hefyd gysylltu â Swyddog Diogelu Data Prifysgol Bangor ynghylch unrhyw fater sy’n ymwneud â diogelu data.